Uma das perguntas quase que imediatas que vem à cabeça após decidir dar uma festa é "quanto isso vai custar?". Seja de aniversário, batizado, casamento, eventos sem orientação nem base de valores de mercado costumam estourar o bolso do anfitrião e a única forma de evitar uma tragédia financeira pós-festança é fazer - e seguir religiosamente - um planejamento de custos. Especialistas na área de organização de eventos são unânimes em dizer que a primeira diretriz a ser traçada é de quanto se está disposto a gastar. Tendo isso claro e definido, começa-se delinear o orçamento. Isso pode ser feito pelo próprio dono da festa ou com a ajuda de um assessor de eventos. "O mais importante é a conciliação entre o valor disponível e o estilo da festa. Nossa primeira preocupação é saber quanto o cliente está disposto a gastar e qual o tipo de festa que ele pretende oferecer aos seus convidados. Levantamos todos os orçamentos necessários e elaboramos uma planilha de custos estimados com os valores pertinentes à festa. A apresentação dessa planilha é a melhor forma de fazê-lo ter a idéia do valor de cada item", explicam Tamara Barbosa e Marina Bedaque, da Coordinare Eventos.

Mas, com tantos itens a se definir, por onde começar? O melhor é iniciar com os custos fundamentais, e também mais caros. "Num orçamento deve-se ter em mente que existem custos básicos pesados, dos quais não se pode escapar: buffet, decoração e infra-estrutura", resume Marina Bandeira Klink, que com seu Atelier de Eventos Especiais repete quase todo dia essa frase aos interessados em promover festas.

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Especialista em planejar festas de casamento e idealizadora da feira 'Casar', Vera Simão concorda com a premissa de que saber o quanto se quer gastar é básico, mas coloca em cheque a existência de um bê-á-bá único para orçamentos de festas. "Não sei se existe um passo-a -passo. Entendo que com a pessoa sabendo o quanto quer gastar, é possível dar a direção ao orçamento, que varia muito de acordo com o evento. O mercado de festas está a cada dia mais se profissionalizando, há fornecedores para todos os níveis. Antes não havia a comparação de preços e tipos de serviços, hoje isso já é possível. Tem todo tipo de preço para todo tipo de serviço", alerta.

Para ela, um bom - e idôneo - assessor de organização de festas pode ajudar a evitar gastos excessivos, especialmente para aqueles anfitriões que não dispõe de altas quantias. "A pesquisa também é fundamental, em especial nesse mercado totalmente aberto em que se paga alto, muitas vezes, pela marca. Ir até o local (e não fazer nenhuma cotação por telefone) do fornecedor é fundamental. Tem que conversar e sentir como é o serviço. Não veja só o preço, tenha a referência e veja o que oferece cada empresa. Conteúdo é tão importante quanto preço", orienta.

Se havia alguma dúvida sobre São Pau- lo ser uma das mais caras - se não a mais - para se fazer uma festa no País, o grupo de entrevistadas desta repor- tagem da Festaviva confirmou as suspeitas. "É natural que São Paulo seja a cidade mais cara, pois tem mais va- riedade, concorrência e diversidade, além de possuir os profissionais de festas e prestadores de serviços es- pecializados com maior categoria. É como Nova York ou Los Angeles, nos Estados Unidos, onde se tem o grande consumo de mercado de festas", conceitua Vera Simão.

Tamara e Marina, da Coordinare, tam- bém concordam, mas ressaltam: "São Paulo é uma das cidades mais caras sim, porém é possível realizar festas para todos os bolsos, independente da cidade ou região. Existem fornecedo- res que atendem a diversos nichos de mercado, fazendo com que todos os clientes possam ter seus sonhos reali- zados, dentro de seu limite financei- ro". Para Marina Bandeira Klink uma festa em São Paulo "poderá ser muito cara com muito requinte ou poderá ser uma festa econômica, com muita cria- tividade". Cabe ao anfitrião decidir o que vai querer.

Bom e barato
Nem sempre festa boa é sinônimo de festa cara, garantem as experts na organização de eventos. "Uma festa para ser boa não depende exclusivamente de uma verba alta. É possível fazer produções excelentes, priorizando os itens julgados indispensáveis para os anfitriões. Por exemplo: se a preocupação é oferecer um cardápio farto para os convidados, mas não abrir mão da banda, um coquetel com prato quen- te resolve o problema, com um custo 20% menor que um jantar completo, transferindo essa economia para viabi- lizar a desejada atração musical", pon- dera a dupla da Coordinare.

Outra idéia para enxugar custos, sugerida por Marina Bandeira Klink, é não "inventar" o lugar da festa. "É melhor

procurar por um lugar que já exista, por exemplo, um buffet, um clube ou um restaurante. Um lugar que já tenha teto, parede, piso, cozinha e banheiro já é um bom começo. Pensar em coberturas externas ou toldos ao ar livre pode estourar qualquer orçamento. Em casos mais extremos, o lugar deverá oferecer também o mobiliário. Ainda melhor: há locais que oferecem móveis (mesas, cadeiras, aparadores), iluminação e infra-estrutura própria (chapelaria, seguranças, recepção, estacionamento próprio)", recomenda.

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